In Unternehmensdaten und -prozessen schlummern gigantische Optimierungspotenziale. Doch wenn die Zahlen eigentlich stimmen – was kann man da noch verbessern? Process Mining ist ein guter Weg, um bestehende Abläufe in Organisationen sichtbar zu machen und konkrete Hinweise für Verbesserungen zu erhalten.
Process Mining Definition
Doch was verbirgt sich genau hinter dem Begriff Process Mining? Laut Definition ist Process Mining eine Technik des Prozessmanagements mit dem Ziel Unternehmensprozesse zu verbessern. Allgemein gesprochen lassen sich mit Process Mining Problemstellungen in Unternehmensprozessen und -abläufen aufdecken und besser verstehen.
Wird beispielsweise mehr Material verbraucht oder bestimmte Tätigkeiten dauern länger als geplant? Process Mining macht die Abweichungen sofort sichtbar, gibt konkrete Hinweise für schnelle Optimierungen und sorgt für eine spürbare Prozessverbesserung.
Ein Beispiel
Ein Retourenlager in der deutschen Provinz. Hier werden die Qualität der zurückgesendeten Waren geprüft, retournierte Kleidungsstücke wieder aufbereitet und per einfachem Klick Artikel im Onlineshop wieder auf „verfügbar“ gestellt. Aber nur mittels Process Mining konnte die Standortleitung herausfinden, dass im Bereich 2A mehrere Paletten einen Rückstau verursachten, der die gesamten Prozesse im Lager verlangsamte.
Das fiktive Beispiel oben zeigt die Kraft, die Process Mining unmittelbar auf Abläufe in Unternehmen und Organisationen ausüben kann. Voraussetzung dafür ist, dass angeschlossene IT-Systeme Prozessschritte – etwa als event logs (Sammlung von Ereignissen aus verschiedenen Datenquellen) – lückenlos mitverfolgen können und es auch keine Medienbrüche gibt, beispielsweise wenn etwas händisch ausgefüllt wird.
„Wir sehen tagtäglich, welche Optimierungspotenziale in wichtigen Unternehmensprozessen schlummern.
Dadurch lassen sich operative Kosten minimieren und die Kundenzufriedenheit steigern.“
Adam Chouchene, Projektleiter für Process Mining bei DEFACTO.
Unternehmenspotenziale durch die Anwendung von
Process Mining
Mit einer Process Mining Software lassen sich Datenbanken, ERP-Systeme, Anwendungsprotokolle, Schnittstellen und sogar einzelne Dateien und ihre Inhalte auswerten. Aber auch hier steckt der Teufel zunächst noch im Detail: Die vorhandenen Daten müssen in Beziehung zueinander stehen bzw. in eine solche gebracht werden. Je genauer also die tatsächlichen Prozesse in einem Unternehmen bekannt sind, desto leichter lassen sich Fehler erkennen. Mit Hilfe von Process Mining lassen sich also bereits nach wenigen Tagen auf Basis der bestehenden IT-Infrastruktur Optimierungspotenziale finden. Ganz konkret können Entscheider dann Kennzahlen und eingesetzte Ressourcen miteinander vergleichen und ad hoc Anpassungen im Betriebsablauf vornehmen.
Die Einsatzgebiete
Aber warum wird dann eigentlich von Process Mining gesprochen und nicht gleich von Big Data, Data Mining oder Künstlicher Intelligenz? Die drei genannten Disziplinen bedürfen riesiger Datenmengen und suchen zunächst nach statistischen Ausreißern. Process Mining ist gerade für mittelständische Firmen besser geeignet, um auch ohne eine große Menge historischer Daten ganz konkrete Unterstützung bei der Verbesserung von Prozessen zu bekommen.
„Neben für Marken wichtigen Themen wie den Kundenservice kümmern wir uns mit Process Mining verstärkt um Prozessoptimierungen im Retourenmanagement und bei Zahlungsabwicklungen, auch als order-to-cash bezeichnet.“ –
Adam Chouchene, Projektleiter für Process Mining bei DEFACTO.
Abläufe in komplexen Umgebungen (wie etwa im Kundenservice, Warenlager oder im Rahmen des Zahlungsabwicklungsprozesses) können genauer analysiert, die Verfügbarkeiten von Produkten, Rohstoffen oder Serviceleistungen über verschiedene Bereiche hinweg geprüft oder Prozesse wie etwa die Reklamation eines Schadens durch Kunden schneller bearbeitet werden.
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Process Mining Typen
Die Task Force on Process Mining des Institute of Electrical and Electronic Engineers (IEEE) unterscheidet drei verschiedene Process Mining Typen:
„Process Discovery“ nutzt bereits vorhandene Daten, um Unternehmensprozesse sichtbar zu machen. Im Ergebnis entstehen dann überhaupt die ersten Prozessmodelle und Ablaufpläne.
Eine weitere Variante wird „Conformance“ genannt und nutzt ebenfalls vorhandene Daten, vergleicht diese aber schon mit einem bestehenden Prozessmodell. Hierbei werden vor allem der Status Quo in den Abläufen und Verbräuchen mit der Planung verglichen. Abweichungen fallen bei diesem Vorgehen sofort auf.
Das als “Enhancement“ bezeichnete Verfahren greift auf bereits vorhandene Daten, Ablaufprotokolle und Prozessmodelle zurück. Ergänzend zum „Conformance“-Typ sieht dieser Ansatz eine Etablierung eines neuen und besseren Prozesses als Ergebnis vor.
DEFACTO “kurz & knapp”
Was ist Process Mining?
Process Mining ist eine Technik des Prozessmanagements mit dem Ziel Unternehmensprozesse zu verbessern. So lassen sich Problemstellungen in Unternehmensprozessen und -abläufen aufdecken und besser verstehen – und versteckte Potenziale entdecken.
In welchen Bereichen macht Process Mining am meisten Sinn?
Kundenservice
Zahlungsabwicklung (Order-to-cash)
Retourenmanagement
Die verschiedenen Typen
Discovery
Conformance
Enhancement
Was sind die Vorteile von Process Mining?
Prozesse optimieren
Kundenzufriedenheit steigern
Kosten senken
Process Mining – das Fazit!
- Optimal geeignet für kleine und mittlere Unternehmen
- Macht bislang versteckte Optimierungspotenziale sofort sichtbar
- Kombinierbar mit verschiedensten Datenquellen
- Schlaglicht auf aktuelle Verbräuche und Prozesseffizienz
- Einsatz in allen wichtigen Branchen möglich
- Schnelle Implementierung von Ergebnissen
Autor
Martin Brudek
Director Marketing Technology Management
DEFACTO GmbH
Tel. +49 9131 9712 2173
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