Prozessautomatisierung hat sich zu einem integralen Baustein in unserer Unternehmenswelt entwickelt, und ihre zahlreichen Vorteile sind in aller Munde. Allerdings stehen zwischen der Erkenntnis ihres Wertes für Unternehmen und der Umsetzung zahlreiche Stolpersteine, sodass der Anfang häufig schwer fällt. Wir möchten Ihnen helfen, diese Hürden zu überwinden und Ihnen eine Schritt-für-Schritt Anleitung bieten, Ihre Automatisierungsreise erfolgreich zu starten.
Grundlagen der Prozessautomatisierung verstehen
Bevor wir tiefer in die konkreten Herangehensweisen eintauchen, wollen wir einen kurzen Blick auf die Grundlagen werfen:
Prozessautomatisierung dreht sich um den Einsatz von Methoden und Technologien zur Ausführung wiederkehrender, regelbasierter Aufgaben ohne oder mit geringer menschlicher Intervention. Dies kann von einer einfachen E-Mail-Automatisierung bis hin zu komplexen Lösungen über gesamte Geschäftsprozesse reichen.
Die Vorteile von Prozessautomatisierung sind mannigfaltig. Die prominentesten Beispiele sind:
- Kosteneinsparungen: Durch die Reduzierung manueller Arbeit können Unternehmen die Betriebskosten erheblich senken.
- Steigerung der Produktivität: Automatisierung ermöglicht es Ihren Mitarbeiter*innen, sich auf wertschöpfende Aufgaben zu konzentrieren, die kreatives Denken erfordern, was die Gesamtproduktivität steigert.
- Fehlerreduzierung: Durch Automatisierung entfallen menschliche Fehler, was zu höherer Genauigkeit und besserer Qualität führt.
- Schnellere Durchlaufzeiten: Automatisierte Prozesse sind oft schneller und führen zu kürzeren Durchlaufzeiten sowie erhöhter Kundenzufriedenheit.
Nun möchten wir uns dem eigentlichen Punkt zuwenden: Wie und wo beginnen wir unsere Automatisierungsreise?
Einschub: „Prozesse vor Tools!“
Wer mit Prozessautomatisierung starten möchte, hat wahrscheinlich schon das Internet durchforstet und ist auf zahlreiche Anbieter von Automatisierungslösungen gestoßen. Auch wenn diese Tools ein wichtiger Bestandteil von Lösungen sein können, sind wir zu Beginn in der Regel noch nicht in der Lage, zu entscheiden, welche Lösung die Richtige für uns ist. In der Praxis ist dies jedoch oft der Ausgangspunkt, was im schlimmsten Fall dazu führt, dass suboptimale Softwarelösungen erworben werden, die unsere Automatisierungspläne eher behindern als beschleunigen. Warum? Automatisierung ist nicht nur ein technisches, sondern auch ein kulturelles Thema. Ohne Akzeptanz im Unternehmen wird Automatisierung nur schwer vorankommen und Fehlentscheidungen zu Beginn können Entscheider sowie Nutzer leicht verschrecken. Deshalb beginnen wir immer mit einer gründlichen Analyse unserer Prozesslandschaft. Sie würden ja auch nicht einfach einen Schlüssel kaufen, um dann zu sehen, ob er eine Ihrer Türen öffnet.
- Identifizieren und analysieren Sie geeignete Prozesse in Ihrem Unternehmen
Im ersten Schritt möchten wir diejenigen Prozesse im Unternehmen identifizieren, die sich für eine Automatisierung eignen und dementsprechend zu den oben genannten Vorteilen beitragen. Hierfür lohnt es sich, Feedback im gesamten Unternehmen durch Umfragen und Workshops einzuholen, um Synergien frühzeitig zu erkennen und so Mehrarbeit zu vermeiden. Zu Beginn Ihrer Automatisierungsreise kann dieser Schritt etwas mühsam sein, weshalb es sich lohnen kann an dieser Stelle einen Consultant einzubeziehen, um das Feedback der Abteilungen zu analysieren. Geeignete Prozesse sollten folgende Kriterien erfüllen:
- Regelbasiert: Es ist von großer Bedeutung, dass klare Regeln existieren, um den Prozessverlauf zu steuern. Während Menschen leicht Annahmen treffen können, fällt dies automatisierten Systemen erheblich schwerer. Deshalb sollten Sie sich immer fragen, ob der gelebte Prozessablauf auch schriftlich klar und verständlich dokumentiert werden kann. Regeln können je nach Prozess auch hochkomplex sein, jedoch ist es ratsam, gerade zu Beginn mit weniger komplexen Prozessen zu starten.
- Standardisiert und stabil: Zusätzlich zu klaren Regeln sollten Prozesse einen geringen Grad an Variabilität aufweisen. Dementsprechend sollten Inputs und Outputs klar definiert und die Anzahl der Ausführungsvarianten möglichst klein sein. Der Prozess sollte sich auch in einem Stadium befinden, in dem vorerst keine größeren Änderungen zu erwarten sind.
- Repetitiv und zeitaufwändig: Die letzten beiden Kriterien für automatisierungsfähige Prozesse drehen sich um das Thema Volumen. Wie häufig wird der Prozess ausgeführt, und wie lange dauert es? Dieses Kriterium ist vielschichtig und hat keine klare Zahlenrichtlinie. Allgemein ist eine erhöhte Häufigkeit und größeres Volumen von Vorteil für Prozessautomatisierung.
Mit einer Liste geeigneter Prozesse gehen wir in die detaillierte Analyse über. Welche Schmerzpunkte gibt es in unseren Prozessen? Gibt es wiederkehrende Engpässe? Wie kann ich gefundene Probleme adressieren? Welches Einsparungspotenzial bietet sich und welcher Prozess eignet sich für einen Proof-of-Concept?
- Klare Ziele setzen
Nachdem Sie die zu automatisierenden Prozesse identifiziert und die Schmerzpunkte erkannt haben, ist es entscheidend, klare Ziele zu setzen, die als Leitfaden und Erfolgskriterien dienen. Diese können sich auf spezifische Schmerzpunkte beziehen, die Sie entdeckt haben sowie allgemeiner, die Senkung der Kosten, die Steigerung der Qualität der Prozessergebnisse oder die Minimierung von Kundenanfragen. Wichtig ist es, Entscheider frühzeitig einzubeziehen, um relevante Probleme zu adressieren und in Ihrer Organisation ein gemeinsames Verständnis zu entwickeln.
- Wählen Sie die richtigen Tools
Die Auswahl der geeigneten Automatisierungswerkzeuge und Software ist ein entscheidender Schritt im Prozess. Die Wahl hängt hier von der Komplexität Ihrer Prozesse, der beteiligten IT-Landschaft sowie Ihren identifizierten Schmerzpunkten ab. Zu den gängigsten Technologien gehören:
- Robotic Process Automation (RPA): Eine Technologie, die sich primär der Benutzeroberfläche bedient, um Prozesse zu automatisieren.
- Workflow-Automatisierungssoftware: Sie vereinfacht wiederkehrende Aufgaben, Genehmigungsprozesse und Dateneingabe.
- Business Process Management (BPM) / Plattformlösungen: Geeignet für die Verwaltung komplexer End-to-End-Prozesse.
Auch wenn Technologien ursprünglich klar trennbar waren, bedarf es heute einer genaueren Betrachtung, da Anbieter ihren Funktionsumfang stetig erweitern und gerade die Kombination verschiedener Ansätze (auch in Kombination mit KI) vielversprechende Möglichkeiten mit sich bringt. Auf diesen Punkt wollen wir noch einmal in einem Folgeblog eingehen.
- Erstellen Sie einen Umsetzungsplan
Nachdem Sie die richtigen Werkzeuge ausgewählt haben, benötigen Sie einen umfassenden Plan zur Umsetzung. Dieser Plan sollte folgende Punkte berücksichtigen:
- Rollen und Verantwortlichkeiten: Definieren Sie, wer für die Umsetzung und Pflege der Automatisierungen verantwortlich ist.
- Zeitplan: Legen Sie einen klaren Zeitplan mit Meilensteinen für jede Phase des Projekts fest.
- Daten und Sicherheit: Beheben Sie Datenschutz- und Sicherheitsbedenken vor und während der Implementierung sowie Einführung neuer Softwaretools.
- Testen und Qualitätssicherung: Entwickeln Sie einen robusten Testprozess, um sicherzustellen, dass Automatisierungen wie beabsichtigt funktioniert.
- Schulung und Einarbeitung: Schulen Sie Ihr Team darin, die Automatisierungswerkzeuge effektiv zu nutzen.
- Klein beginnen und skalieren – „Divide-And-Conquer“.
Prozessautomatisierung ist ein komplexes Thema, und obwohl sie häufig auf Softwaretools reduziert wird, spielen weitere Faktoren wie die Unternehmenskultur und -struktur eine integrale Rolle. Aus diesem Grund sind Pilotprojekte wie POCs von großem Wert, um einerseits den Entwicklungszyklus und andererseits Changemanagement-Prozesse zu etablieren und kollektiv Erfahrung zu sammeln. Jedes Unternehmen wird an den Herausforderungen von Automatisierung wachsen müssen, weshalb es sich lohnt Probleme zu unterteilen und nach dem Prinzip „Divide-And-Conquer“ Stück für Stück nachhaltig Fortschritte zu machen.
- Überwachen und optimieren
Automatisierung ist kein einmaliges Ereignis; sie ist ein fortlaufender Prozess. Nach der Implementierung sollten Sie kontinuierlich Ihre automatisierten Prozesse überwachen, um deren Leistung zu beurteilen. Ein gutes Reporting kann hier ein absoluter „Game-Changer“ sein. Nutzen Sie ein aussagekräftiges Set an KPIs, um einen guten Überblick über Fehler und Ursachen zu erhalten.
- Kultur fördern
Wie bereits erwähnt, ist Automatisierung nicht nur eine technische, sondern auch eine kulturelle Herausforderung. Hier ist eine offene Kommunikation von entscheidender Bedeutung, da Veränderung häufig als Bedrohung interpretiert wird. Schaffen Sie Raum für Mitarbeiter*innen Erfahrung mit Automatisierung zu sammeln. Hier können besonders Low-Code/No-Code Softwaretools hilfreich sein, um Berührungsängste abzubauen und zugleich Mitarbeiter*innen das Wissen mitzugeben sich selbst in ihrem Alltag weiterhelfen zu können.
Fazit
Die Implementierung von Prozessautomatisierung in Ihrem Unternehmen ist nicht nur ein Schritt in Richtung Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit, sondern auch eine Reise der Innovation und Weiterentwicklung. Die Vorteile, die sich aus der Automatisierung ergeben, sind nicht nur finanzieller Natur, sondern betreffen Produktivität und Qualität Ihrer Arbeit. Der damit einhergehende Wandel bringt Herausforderungen mit sich, aber birgt auch ein enormes Potenzial für Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter*innen zu wachsen und Digitalisierung als Kernkonzept für die Zukunft zu integrieren.
Wenn auch Sie Ihre Automatisierungsreise starten wollen, zögern Sie nicht mich für ein Erstgespräch zu kontaktieren.
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